Rolling Forecast: a gestão do orçamento contínuo em tempo real

A gestão orçamentária garante sustentabilidade aos negócios de uma empresa. O orçamento continuo, mais conhecido pela expressão em inglês Rolling Forecast, é uma modalidade que permite revisões periódicas e contribui para a gestão financeira estratégica.

Siga a leitura e veja detalhes sobre o tema:

Da previsão orçamentária ao Rolling Forecast

A seguir, você confere como os métodos de composição de orçamento empresarial mudou da previsão clássica para o orçamento contínuo; acompanhe:

Forecast, o método convencional de orçamento

A maioria das organizações ou empresas elaboram previsões orçamentárias anuais para cada área de seus negócios. Assim, um orçamento pode estar relacionado às vendas, à produção, ao fluxo de caixa, a suprimentos, entre outros.

O principal objetivo desses orçamentos é equilibrar os recursos demandados com as necessidades previstas, a fim de administrar efetivamente a atividade.

Essa abordagem tradicional, também conhecida como Forecast convencional, estabelece metas para os gestores e demonstra os meios para atingi-las, conforme o planejamento estratégico definido pela gestão.

A comparação entre o orçamento previsto e as realizações possibilita verificar as diferenças, explicá-las e, finalmente, reajustar as decisões financeiras visando aumentar a eficiência do processo.

Os dados analisados nas previsões orçamentárias tradicionais são, comumente, antigos (referentes ao exercício passado) — o que leva, muitas vezes, a interpretações e a ações corretivas ineficazes, pois estão distantes da realidade do mercado.

Alguns setores, mais sensíveis às mudanças ao cenário econômico, exigem agilidade nos ajustes para a competitividade e longevidade dos negócios.

A crise do Covid-19 é um exemplo que mostrou como o mercado é instável e imprevisível. Em 2020 e 2021, a maioria das previsões tradicionais, com o orçamento anual, tornaram-se obsoletas em meio às mudanças causadas pela pandemia do coronavírus.

Portanto, um novo método para a elaboração e revisão orçamentária, além do próprio planejamento financeiro, faz sentido nas funções financeiras do mundo corporativo.

Rolling Forecast, uma evolução do planejamento orçamentário

O Rolling Forecast é o método que desconecta orçamentos do período contábil anterior e adota revisões em intervalos mensais ou trimestrais, dependendo da necessidade da organização.

A metodologia surgiu nos anos 1990 e tem se adequado às constantes mudanças da sociedade, com ciclo de vida de produtos e mercados bastante curtos.

O período escolhido para estabelecer a revisão do orçamento contínuo depende de fatores externos e internos.

Por exemplo, quanto mais o mercado for volátil, os tempos de análise e atualização devem ser mais frequentes. O acompanhamento pode chegar até mesmo a atualização mensal. 

Já se o ciclo de vendas for longo em um ambiente mais estável, então a previsão pode ser feita em um período entre 24 e 36 meses, com atualização trimestral.

Elaboração do Rolling Forecast

Logo a seguir, você confere as principais etapas para a criação de um orçamento continuo.

A escolha de indicadores, um pré-requisito essencial

A primeira exigência para criar um orçamento contínuo significativo e eficaz é identificar os critérios certos para uma gestão efetiva.

Nesse sentido, os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPI’s, do inglês Key Performance Indicator, definem a tendência ao longo do período estabelecido pelo Rolling Forecast. 

A empresa pode utilizar os indicadores de desempenho como uma bússola, podendo “navegar” considerando o cursor certo e o intervalo sugerido.

Os indicadores de desempenho escolhidos podem estar relacionados a:

• Serviços ou produtos comercializados pela empresa (em quantidade e preço);
• Custos associados a essa oferta;
• Tarifas de fornecimento e de compra;
• Prazos de fabricação, preparação e entrega; 
• Dados relacionados às pessoas (como horário de trabalho, bem-estar, salários, entre outros).

Os principais objetivos desses indicadores de desempenho são: 

• Gerenciar efetivamente e racionalmente a empresa, permitindo a tomada de decisão, a partir de relatórios regulares e informações confiáveis que estejam o mais próximo possível da realidade imediata do mercado. 
• Informar investidores e acionistas sobre o andamento da organização, quais são as medidas implementadas e a previsibilidade do retorno sobre os investimentos, o que pode alcançar a projeção de cenários.

Construção e objetivos do orçamento contínuo

Uma vez que os indicadores foram determinados, os objetivos devem ser estabelecidos para cada um deles.

Uma planilha de prestação de contas é o formato ideal que permite identificar os principais desvios da previsão orçamentária e adotar ações corretivas.

As atualizações são importantes para ajustar a rota, entretanto é preciso atenção. 

Revisões muito próximas podem levar ao gestor a reavaliar os seus objetivos muito rapidamente. Isso pode ser um equívoco, já que é preciso gerenciar o orçamento em tempo real, mas sempre mantendo o objetivo estratégico de longo prazo.

Os limites do Rolling Forecast

Embora o orçamento contínuo seja muito confiável, quando se baseado nos dados corretos e factuais, ele apresenta algumas desvantagens.

Na rotina financeira empresarial, os gestores devem se concentrar em dados contábeis devido à legislação ou padrões de gestão. 

Nessas condições, as revisões orçamentárias mais à contabilidade pode representar um trabalho demorado para a gestão financeira.

Sendo assim, muitos gestores são relutantes em dedicar tempo de trabalho ao Rolling Forecast considerando-o até mesmo “não-produtivo”.

Dessa maneira, líderes e gestores em todos os níveis da organização precisam ponderar quais são os seus objetivos estratégicos e a influência das mudanças na saúde financeira organizacional, para assim adotarem, o Rolling Forecast

Os especialistas em controle gerencial (controllers financeiros), geralmente, estão na posição de análise de performance para auxiliar os gestores em sua busca por desempenho financeiro e, assim, colaboram para estabelecer o processo orçamentário mais adequado à empresa.